Microsoft Access R&D Room

オフィスツールの現状

【オフィスツールの利用率について】
　業務で利用されているオフィスツールであるMicrosoft Officeのシェアは約９割位（2022年度調べ）でMicrosoft Officeが利用されているという統計が出ており、その中でもAccessを含んだパッケージソフトを利用している企業が約７割前後となります。永年版よりサブスクリプション版の方が増えているように思えます。永年版はマイクロソフトの現状のサポートスケジュールを見る限りリリース後5年でメインストリームサポートが切れ、10年で延長サポート切れます。（延長サポートの無いものもあります）延長サポートの切れたものも使う事は出来ますが、セキュリティ面でソフトウェアの更新がされなくなり、最悪顧客にウイルスに感染したファイルを送ってしまう可能性もありOfficeソフトの買い替えを余儀なくされます。ボリュームライセンス版も永年版に準じます。
　サブスクリプション版は毎年利用料（購読料）を支払う必要がありますが、常に最新のOfficeを利用可能です。特にB to Bの場合、同じソフトウェアバージョンを使っていないとWordでレイアウトが崩れたり、Excelで関数が存在しないものが出たりと取引上不具合が生じます。その為サブスクリプション版の導入が多いのでしょう。

【各ソフトウェアの利用状況】
　よく使われるソフトウェアとして他に選択肢の少ないOutlook、PowerPointは別としてWordとExcelを比較すると圧倒的にExcelの利用頻度が多く、ExcelをWord代わりに利用している人も少なくありません。そしてExcelを使う上でより効率よく作業を行う為にマクロの利用が挙げられます。エクセルマクロは少しレクチャーされれば簡単なマクロはGUI操作で簡単に出来てしまいます。特定の個人しか使わないマクロは俗に野良マクロと呼ばれ専門部署があってもメンテナンスは非常に困難を極めます。Excelはファイル毎にマクロを持っており、ファイルコピーでいくらでも複製が作れます。マクロを少し変更したものを利用すると次々に野良マクロが氾濫します。こうなると作成者しか管理が出来なくなります。「どれが最新なの？」って事になります。、他方Accessはあまり利用されず眠ったままが多いですね。

【Accessの欠点２】
　Accessで作られたツールは属人化しやい事です。見た目は同じ処理でも中身の処理が人それぞれ事なるという事です。ツールを作る上での作法が決められていないと起こる症状です。社内にAccessを使いこなせる人がいてExcelで行っていた業務をAccessに移行します。開発者がいる間は、不具合の修正、改修、トラブルシューティング等を行ってくれるでしょう。ただ開発した社員が退職等をした場合のその後どうするのでしょう。Excelの野良マクロと同じで誰も手を付けられなくなります。予算を付ければ外注でもいいでしょう。しかし理想としては社内に引継ぎ者がいればそのツールは継続して利用出来ます。

【Excelの弱点を克服する為には】
　Excelは大容量データ処理、データ共有に難あり、野良マクロの氾濫、バージョン管理の煩雑さが挙げられます。方法の一つとして市販のWebデータベースを使ったパッケージソフトウェアの導入が挙げられます。でも導入コストも馬鹿になりません。こういったソフトウェアの謳い文句に「知識不要ですぐに使えますっ」てよく耳にしますが、知識不要で使えるものなんか実際には存在しません。ある程度パソコンの知識やOfficeソフトの知識があってこその知識不要と思います。予算があればとお考えの方、Accessを忘れていませんか？、Office 365にはAccessも付いてます。エクセルより大容量のデータ処理、データ共有も標準装備で持っており野良マクロ、アクセス権限等およそExcelで出来なかった事が追加費用ゼロで実現出来ます。
Accessを使うのもいい事尽くめではありません。外部に最初のツール開発・保守をするか、もしくは自社でAccessを使える人を育成するしかありません。
注：Access、Excelともに汎用データベース（Oracle、SQLServer、PostgreSQL、MySQL等）とリンクは可能なので大容量データからデータ抽出等は可能です。

【Accessの真価】
　Accessの良いところはOffice 365導入企業であればソフトウェア導入の追加費用が発生しない事です。つまりダメであればいつでも止めること出来るって事です。データ共有や大容量のデータを扱いたいがExcelでは荷が重い、野良マクロを撲滅したい、申請書等のフォーマットを統一したい、データを一元化したい等を実現する事が出来ます。
昨今RPAツールが流行りですが、Accessでも自動化は可能です。
例えば、

• Accessで基幹システムからCSVデータが出力される のを監視 

• Accessのデータベースにデータ取込み

• 特定のフィルタをかけてExcelファイルに出力

• 特定のアドレスにOutlookから添付ファイルとしてメール送信する

上記は常時起動しておく事で  基幹システムからデータが出力された時に稼働するシステムです。

フロントエンドデータベースはマイクロソフトアカウントのサインインとAccessデータベースに登録されているMACアドレスが一致しないとダウンロード出来ないようにします。

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